Контрольная работа: Хранение коммерческих документов
Контрольная работа: Хранение коммерческих документов
ПЛАН:
Введение
1. Документы,
составляющие коммерческую тайну3
2. Архивное хранение
коммерческих документов8
Список литературы 11
Введение
В условиях рынка и
конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и
предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка
коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его
банкротству.
Работник (служащий)
обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне
предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение
коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия
предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в
качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную,
административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с
законодательством.
1. Документы,
составляющие коммерческую тайну
Коммерческая тайна
определяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений,
составляющих коммерческую тайну предприятия.
Коммерческая тайна других
предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до
работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.
Порядок обращения со
сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется
Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.
Работник обязан работать
только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну
предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать,
какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила
пользования ими.
Работник должен знать
также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями,
составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком
объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.
При участии в работе
сторонних организаций работник может знакомить их представителей со
сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного
разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель
должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому
и в каком объект может быть доведена информация, подлежащая защите.
Запрещается помещать без
необходимости сведения, составляющие коммерческую тайн предприятия, в
документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с эти
соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со
сведениям) составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как
их разглашение влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.
Об утрате или недостаче
документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений,
пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических
шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких
сведений работник обязан немедленно сообщить должностному лицу, ответственному
за ее сохранность; предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы,
содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные
объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и
хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах
ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.
В случае попытки
посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию,
составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом.
Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не
ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности,
подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация прав
работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с
установленным законом порядком.
Срок действия
ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия,
определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Об
окончании действия ограничений работник уведомляется администрацией в
письменной форме.
Работники предприятия,
допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить
доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении
коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с
учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора
и утверждается руководителем предприятия.
Таким образом, для
ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения
(коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается Перечень сведений,
составляющих коммерческую тайну предприятия. Перечень вводится специальным
приказом директора в виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должны
под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Все документы,
составляющие коммерческую тайну должны храниться в определенно созданных
условиях.
Представляем ПРИМЕРНЫЙ
ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну предприятия
1. Производство
1.1. Сведения о структуре
производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования,
запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.
2. Управление
2.1. Сведения о
применяемых оригинальных методах управления предприятием.
2.2. Сведения о
подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по
производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и иным
вопросам.
3. Планы
3.1. Сведения о планах
расширения или свертывания производства различных видов продукции и их
технико-экономических обоснованиях.
3.2. Сведения о планах
инвестиций, закупок и продаж.
4. Совещания
4.1. Сведения о целях,
рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний
органов управления предприятия.
5. Рынок
5.1. Сведения о
применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка.
5.2. Сведения о
направлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащие
оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.
5.3. Сведения о рыночной
стратегии предприятия.
5.4. Сведения о
применяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж.
5.5. Сведения об
эффективности коммерческой деятельности предприятия.
5.6. Сведения о регионах
сбыта готовой продукции.
5.7. Сведения о
заинтересованности в приобретении товара.
6. Партнеры
6.1. Систематизированные
сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках,
клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках и
других партнерах деловых отношений предприятия, а также о его конкурентах,
которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.).
7. Переговоры
7.1. Сведения о целях,
задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами.
7.2. Сведения о
подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами
предприятия.
8. Контракты
8.1. Условия коммерческих
контрактов, платежей и услуг.
9. Цены
9.1. Сведения о методах
расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок.
10. Торги, аукционы
10.1. Сведения о
подготовке к торгам или аукционам и их результатах.
11. Наука и техника
11.1. Сведения о целях,
задачах, программах перспективных научных исследований.
11.2. Оригинальные идеи
НИР и ОКР.
11.3. Конструкционные
характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых
технологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержание
компонентов, температура, давление, время и т. д.).
11.4. Аналитические и
графические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи.
11.5. Данные об условиях экспериментов
и оборудовании, на котором они проводились.
11.6. Сведения о
материалах, из которых изготовлены отдельные детали.
11.7. Сведения об
особенностях конструкторско-технологического, художественно-технического
решения изделия, дающие положительный экономический эффект.
11.8. Сведения о методах
защиты от всевозможных подделок.
11.9. Сведения о
состоянии программного и компьютерного обеспечения.
12. Технология
12.1. Сведения об
особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения.
13. Безопасность
13.1. Сведения о порядке
и состоянии организации защиты коммерческой тайны.
13.2. Сведения о порядке
и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации.
13.3. Сведения,
составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на
доверительной основе предприятию.
13.4. Сведения о
репутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службы
безопасности предприятия).
2. Архивное хранение
коммерческих документов
Дела, составляющие коммерческую
тайну, помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие
документы от ныли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их
сохранность.
Изъятие и выдача
каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных
случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие
производится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в
деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах
изъятия подлинника.
В течение
делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело
заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное
подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Передача дел в архив
предприятия производится через год, после завершения работы с ними в
структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет
документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения
сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем
предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и
состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается
специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов,
хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог
является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от
содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими,
систематическими, по номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержания
единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других
документов, составляются указатели содержания документальных материалов.
Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается
выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При
работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем
какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками,
карандашами и делать проколы при снятии графических копий.
Состояние возвращенных в
архив после использования документальных материалов должно быть проверено в
присутствии лица, сдающего эти материалы.
В необходимых случаях по
просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут
быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с
разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.
На основании хранящихся
документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Список литературы
1.
ГОСТ
Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов.
2.
Замыцкова
О. И.
Делопроизводство: Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.
3.
Стенюков
М.В. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (руководство к составлению) - М.:
"Издательство ПРИОР", 2002. - 144 с.