Реферат: Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства

ПЛАН

1. Введение

2. Историческая справка

3. Компьютерная сеть

4. Интернет

5. Электронная почта

6. Копировальные устройства

7. Заключение

8. Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Я выбрала тему «Технические средства секретаря:

компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи-

ровальные устройства» для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те-

лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь должен знать, уметь и максимально ис-

пользовать имеющиеся средства для повышения операти-

вности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно-

ситься к делопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод-

ства и документооборота позволяют решить ключевой во-

прос делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализации управления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,

вплоть до того, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы и управлять их

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра-

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управле- ния.

2. Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются по цепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять доку- ментацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют по- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в том объеме, к которому го-

това сама организация. Правильно построенная автомат- изированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от

того, бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.) принци- пиально более эффективны.

4. Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизвод- ства и документооборота) позволяет организовать норма- льную работу с документами всех сотрудников, независи- мо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабо- чих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современ- ных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная сис- тема берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех доку- ментационных технологий в единый комплекс, включая

средства сканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки и пересылки электронных

документов, приема и передачи факсимильной информа- ции, печати и тиражирования документов, и т.д.

ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕРНЕТ

Прообраз сети Интернет был создан в конце 60-х годов по заказу Министерства обороны США. В то время существовало не очень много мощных компьютеров, и для проведенья научных исследований возникла потребность обеспечить доступ многочисленных ученых к этим ком- пьютерам. При этом Министерство обороны поставило ус- ловие, чтобы сеть продолжала работать при уничтожении её части, поэтому повышенная надёжность Интернет бы- ла заложена при его создании. Днем рождения Интернет можно назвать 2 января 1968 года. В этот день Управ- ление перспективных исследований (ARPA - Advanced Research Projects Agency), являющаяся одним из подра- зделений Министерства обороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонных организаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основе работы которой лежали принципы, на которых по- зже был основан Интенет. Следующим шагом в развитии Интернет было создание сети Национального научного фонда (NSF). Сеть, названная NSFNET, объединила науч- ные центры Соединённых Штатов. При этом основой сети стали пять суперкомпьютеров, связанных между собой высокоскоростными линиями связи. Все остальные поль-зователи подключались к сети и могли использовать во- зможности, предоставляемые этими компьютерами.

Сеть NSFNET быстро заняла место ARPANET, и пос- ледняя была ликвидирована в 1990 году. Развитие сети потребовало её реорганизации, и в 1987 году был соз- дан NSFNET Backbon - базовая часть или хребет сети. Хребет состоял из тридцати центров, соединенных друг с другом высокоскоростными линиями связи. Центры рас- полагались в разных частях США. Таким образом, появи- лась сеть Интернет в США. Одновременно были созданы национальные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали, объединятся, и в девяностых годах появился Интернет в его сегодняшнем виде. Сейчас Ин- тернет объединяет тысячи разных сетей, расположенных по всему миру. К Интернет имеют доступ десятки мил- лионов пользователей. Рост и развитие Интернет продо- лжается, и в начале следующего века ожидается значи- тельное увеличение роли Интернет во всех информацион- ных технологиях. В России Интернет появился совсем недавно. Подавляющее большинство пользователей могло лишь получать электронные письма, но не могло подклю- читься к Интернет и использовать все его возможности. Бурный рост пользователей Интернет в России начался в 1996 году. Сегодня в нашей стране Интернет превратил- ся из диковинки в повседневный инструмент.

КОМПЬЮТЕРНАЯ СЕТЬ

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих об- работку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: базы данных, периферийные устройства (диско- вые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.) В сети один компьютер большой производительнос-ти выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных уст- ройств. Остальные компьютеры являются рабочими места- ми компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и пе- редачу информации в центральную базу данных, охваты- вающую не только управленческую, но и кадровую, бух- галтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприя- тия, выводить их на экран, проводить обработку доку- ментов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнера- ми-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств – модемов или факс-модемов).

ИНТЕРНЕТ

Интернет – глобальная сеть бесчисленного множес- тва разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глоболь- ная компьютерные сети могут быть частью сети Интер- нет, используя для общения единый сетевой язык.

Суть создания такой сети – быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распростра- нение сведений о себе практически в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и представляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма или час-тное лицо, расположив информацию о себе или своей де- ятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.

В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными спра- вочными службами, с Всемирной информационной сетью

(WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.

Электронная почта Интернет – самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользова- тель сети Интернет получает при регистрации свой

почтовый адрес. Последняя версия популярного офисного пакета «Microsoft Office 2000» включает в себя множе- ства вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющий постой доступ в Интернет является настольный информа- ционный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактны- ми лицами, просматривать совместные документы, а так- же позволяет планировать встречи, поездки и организо- вать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки.

Входящие – поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server и Microsoft Network) , дает возмож- ность посылать и получать сообщение, приглашения на собрание и получать запросы на выполнение задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно посмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц, кроме того, новые фун- кции (автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать преоб- разования – 7 июля 2001 г. Outlook может напомнить о

предстоящей встрече звуковым сигналом. При организа- ции собрания, совещания «Планировщик собрания» вы- берет наиболее удачное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты – хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сор- тировать любым способом. Можно сразу перейти на стра- ницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи – содержит список дел, которые необходимо вы- полнить. Их можно расставлять по приоритетам и пору- чать другим исполнителям. Здесь можно не только сфор- мулировать задание, но и послать указание по элект- ронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка «Задача» каждого исполнителя обновляется автом- атически.

Дневник – Ведет учет важных событий, действий и конт- ролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, что бы Дневник показывал, когда проводилась работа с

документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота с отрывны- ми листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Электронная почта (e-mail) Зародилась еще до появления Интернет как средство посылки текстовых со- общений через сети большой протяженности. Вполне ес- тественно, что к ним принадлежит Интернет. Многие считают практическую значимость электронной почты в секретарском деле даже большей, чем у работы с Web-страницами в Интернет.

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в ком- пьютерную сеть обеспечивает связка компьютер – модем - телефонная сеть – модем – компьютер.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

- Отправлять документы адресатам, входящим в автома-

тизированную информационную систему;

- Получать подтверждение доставки документов по наз- начению;

- Выводить на экран дисплея полученные документы;

- Изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- Распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- Отправлять документы одному пользователю или груп- пе пользователей системы по списку;

- Расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с

наиболее важной полученной корреспонденцией;

- Составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

- Сообщение, письмо или заказная информация могут быть

доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника-

ми;

- Электронный документ, как и традиционный должен

иметь необходимые реквизиты: наименование орган-

изации, дату, регистрационный номер, заголовок,

должность и фамилию лица подписавшего документ;

- Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно сидя в

офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через теле-

фонную сеть. Интересующую информацию можно оста-

вить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта – это один из самых оперативных и относительно дешевых видов передачи документов.

КОПИРОВАЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА

Для копирования документов чаще всего применяют- ся аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обыч- но называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруд- нений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может от 20 секунд до 1-2 минут. Затем необходимо

- поднять крышку, положить оригинал копируемого до- кумента лицевой стороной на стекло. Оригинал фор- мата А4 кладется как правило, в левый верхний угол стекла;

- проверить размер копии. Если копия нужна без уме- ньшения или увеличения размер устанавливается 1:1 или 100%;

- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку < ç>;

- возьмите готовую копию с выходного лотка и не за- будьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажа- тием красной кнопки «СТОП».

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличений (уменьшений),

например, А5-А4, или непосредственным заданием вели-чины масштабирования в процентах. Что бы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок «вниз» и «вверх», расположенным под индикатором масштабирова- ния.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированны одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата А3, вы должны использовать обходной ло-ток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатки таких копиров яв- ляется не всегда удовлетворительное совмещение цвет- ных изображений.

В сфере малого бизнеса используется портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отлича- ются высоким качеством и надежностью.

CПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дьяков В.П. Internet. Настольная книга пользователя-М.: СОЛОН-Р, 2001.

2. Стенюков М.В. Справочник секретаря-М.: Издательство ПРИОР, 1999.

3. Секретарское дело – журнал №1,2,3 за 2002г.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, можно сказать, что применение тех-нических средств в делопроизводстве во многом облег- чает работу секретаря, тем самым, повышая производ-ительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как Microsoft Word, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Наличие сети в организации представляет большие воз- можности для процедуры приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любому адресату, у которого есть факси- мильная связь или ПК и модем. Документ передается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Таким образом, в настоящее время пра- ктически нет ни одной организации, где не использо- вались бы описанные выше технические средства.